Phần mềm nền tảng quản lý hội nghị không giấy V1.0

Chức năng:

♦ Phiên bản LAN: Phiên bản này sử dụng hình thức triển khai cục bộ. Nền tảng có thể được truy cập thông qua mạng LAN hoặc mạng chuyên dụng. Các thiết bị đầu cuối, phần mềm cấp trên, ứng dụng và ứng dụng bên thứ ba có thể sử dụng các dịch vụ tương ứng trong mạng cục bộ.

♦ Phiên bản Internet: Phiên bản này cung cấp hình thức triển khai cục bộ (yêu cầu địa chỉ IP công cộng độc lập) hoặc triển khai trên nền tảng đám mây. Nền tảng có thể được truy cập thông qua mạng LAN, mạng chuyên dụng hoặc Internet. Các thiết bị đầu cuối, phần mềm cấp trên, ứng dụng và ứng dụng bên thứ ba có thể sử dụng các dịch vụ tương ứng cả trong mạng LAN và Internet. Phiên bản Internet hỗ trợ tích hợp với DingTalk, WeChat, OA, SMS, email và các dịch vụ bên thứ ba khác (dịch vụ tích hợp được tính phí riêng).

♦ Phiên bản dịch vụ SaaS: Phiên bản này cung cấp dịch vụ SaaS trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng sử dụng các dịch vụ của nền tảng mà không cần mua hoặc cài đặt máy chủ cục bộ, giúp giảm đáng kể chi phí cũng như chi phí lắp đặt và bảo trì. Dịch vụ SaaS có ưu điểm triển khai nhanh, bảo mật và ổn định, khả năng mở rộng linh hoạt; cấu hình dịch vụ có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của dự án. Hỗ trợ các hình thức thanh toán theo tháng, quý và năm.

♦ Nền tảng sử dụng kiến trúc B/S, kết hợp đặc tính IoT với các thiết bị đầu cuối thông minh và dịch vụ phần mềm để thực hiện quản lý hội nghị theo hướng kết nối mạng, thông minh và điện tử, cung cấp khả năng quản lý toàn diện trước, trong và sau hội nghị. Nền tảng cung cấp các dịch vụ linh hoạt cho nhiều kịch bản ứng dụng và hỗ trợ phát triển chức năng tùy chỉnh (tính phí tùy chỉnh).

♦ Cung cấp các dịch vụ hội nghị không giấy tờ. Kết hợp với thiết bị đầu cuối hội nghị không giấy hoặc ứng dụng hội nghị không giấy và mini-program WeChat, nền tảng hỗ trợ các chức năng hội nghị không giấy bao gồm nhưng không giới hạn: đăng ký hội nghị, biểu quyết, đánh giá, bỏ phiếu nhanh, xem tài liệu, ghi chú, nhắn tin, dịch vụ hội nghị, xem nội dung đa phương tiện, chia sẻ màn hình không giấy, bảng trắng điện tử, điều khiển tại chỗ, hội nghị truyền hình, ghi chú cá nhân, phiên dịch đồng thời, chuyển giọng nói thành văn bản và điều khiển bằng giọng nói (một số chức năng yêu cầu thiết bị hỗ trợ).

♦ Hỗ trợ tạo, chỉnh sửa và xóa cơ cấu tổ chức. Cho phép quản lý phân loại các tổ chức, thiết lập các nhãn chức năng và quyền hạn khác nhau. Hỗ trợ quản lý nhân sự trong tổ chức, bao gồm thêm và xóa nhân sự. Hỗ trợ bật hoặc tắt tổ chức bằng một thao tác.

♦ Hỗ trợ thêm, chỉnh sửa và xóa thông tin nhân sự, bao gồm nhưng không giới hạn: họ tên, tên tiếng Anh, nhóm, giới tính, tài khoản, số điện thoại, ảnh, số thẻ, số CMND/CCCD, dấu vân tay,… Hỗ trợ tạo nhanh, nhập nhanh và xuất thông tin nhân sự. Nền tảng không giới hạn số lượng nhân sự. Hỗ trợ tích hợp với OA, DingTalk, WeCom và các nền tảng bên thứ ba khác để đồng bộ nhanh thông tin nhân sự (dịch vụ tích hợp được tính phí riêng).

♦ Cho phép quản lý tập trung các thiết bị hội nghị không giấy, thiết bị đầu cuối, máy chủ, gateway và thiết bị ngoại vi trên nền tảng. Hỗ trợ bật hoặc tắt thiết bị bằng một thao tác. Nền tảng không giới hạn số lượng thiết bị.

♦ Khi tổ chức hội nghị, có thể nhập các thông tin liên quan đến cuộc họp. Hỗ trợ sao chép thông tin của các cuộc họp trước đó để tạo cuộc họp mới, giúp nhập thông tin nhanh chóng. Hỗ trợ sao chép danh sách người tham dự từ cuộc họp trước sang cuộc họp mới. Có thể thiết lập vai trò và quyền hạn của người tham dự.

♦ Khi tổ chức hội nghị, có thể thiết lập quy trình phê duyệt nội dung và tài liệu cuộc họp. Có thể chỉ định người phê duyệt cụ thể hoặc thiết lập nhiều người phê duyệt. Đối với nhiều cấp phê duyệt, có thể thêm nhiều người phê duyệt và lựa chọn hình thức phê duyệt tuần tự, đồng ký (tất cả người phê duyệt phải đồng ý) hoặc ký duyệt (chỉ cần một người phê duyệt đồng ý).

♦ Hỗ trợ chỉnh sửa và thiết lập sơ đồ chỗ ngồi. Trong quá trình tổ chức hội nghị, cho phép sắp xếp chỗ ngồi thủ công hoặc tự động, liên kết nhân sự với vị trí ghế để thuận tiện cho việc nhận diện và đối chiếu giữa người và thiết bị.

♦ Hỗ trợ thiết lập phương thức đăng ký, phương thức hiển thị kết quả, thời gian đăng ký và phương thức thống kê. Tùy theo loại thiết bị, hỗ trợ nhiều phương thức đăng ký bao gồm nhưng không giới hạn: đăng ký bằng nút bấm, thẻ, nhận diện khuôn mặt, mã QR, đăng ký từ xa, Bluetooth, ứng dụng, mini-program, trực tuyến, chữ ký viết tay, vân tay, nhận diện tĩnh mạch, nhận diện giọng nói, mật khẩu, thẻ căn cước, nhận diện nhiều khuôn mặt qua camera,… (các phương thức này yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Khi sử dụng nhiều thiết bị đăng ký cùng lúc, có thể lựa chọn tổng hợp dữ liệu đăng ký hoặc chỉ định một hệ thống cụ thể làm hệ thống thống kê dữ liệu chính.

♦ Hỗ trợ quản lý và thiết lập tập trung các chủ đề hội nghị. Hỗ trợ chủ đề chính và chủ đề phụ. Mỗi chủ đề có thể bao gồm nhiều nội dung biểu quyết không giới hạn số lượng. Chủ đề hội nghị có thể được hiển thị trên các thiết bị của nền tảng và hỗ trợ kiểm soát tiến trình của từng chủ đề.

♦ Cho phép thêm, xóa và chỉnh sửa tài liệu hội nghị và tài liệu chủ đề. Hỗ trợ tải lên tệp và thư mục không giới hạn kích thước hoặc số lượng. Hỗ trợ thiết lập mã hóa tệp khi tải lên. Có thể thiết lập quyền truy cập đối với tệp/thư mục, kiểm soát quyền xem, tải xuống, chia sẻ,… Danh sách tệp có thể được sắp xếp theo thứ tự xem; tệp có thể được di chuyển lên hoặc xuống để thuận tiện tra cứu trong cuộc họp. Hỗ trợ ghi chú, phê duyệt, chấm điểm,… trên tài liệu trong cuộc họp.

♦ Tài liệu hội nghị và tài liệu chủ đề hỗ trợ nhiều định dạng tệp bao gồm nhưng không giới hạn: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, vsd, vsdx, txt, pdf, xps, xml, htm, html, jpg, jpeg, png, gif, bmp, psd, cdr, svg, tiff, mp3, mp4, 3gp, avi, mov, flv, rm, rmvb, mkv, mpk, mpv, wav, mpg, wma, wmv, mpeg, f4v, flac, midi, aac, ra, 3dm, 3ds, dwf, dwg, dxf, pwd, stp, rar, zip, 7z, iso, ps, ai, asc, asm, exe, apk, pps, ofd, ceb, sep, gd, gw,… Có thể mở rộng định dạng tệp và tùy chỉnh khả năng tương thích theo yêu cầu (tính phí tùy chỉnh).

♦ Cung cấp chức năng biểu quyết trong hội nghị. Hỗ trợ quản lý các nội dung biểu quyết theo từng chủ đề trong chương trình nghị sự. Hỗ trợ nhiều phương thức biểu quyết bao gồm nhưng không giới hạn: biểu quyết, đánh giá, bầu chọn, chấm điểm, lựa chọn nhiều đáp án, biểu quyết tùy chỉnh,… Hỗ trợ biểu quyết từ xa và biểu quyết tập trung giữa nhiều phòng họp và khu vực. Cho phép xem và xuất dữ liệu biểu quyết.

♦ Cung cấp chức năng thiết lập nội dung hiển thị trên màn hình lớn. Có thể thiết lập nội dung hiển thị khác nhau cho từng cuộc họp. Nội dung bao gồm nhưng không giới hạn: lời chào, sơ đồ chỗ ngồi, thông tin hội nghị, thông tin chương trình nghị sự, thông tin đăng ký, thông tin môi trường, thông tin thời tiết, tài liệu hội nghị,…

♦ Hỗ trợ các định dạng tệp phổ biến như doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, pdf, gif, jpg, jpeg, png, bmp, avi, mp4, mov, flv, rm, rmvb, mkv, mpk, mpv, wav, 3gp, mpeg, f4v,… và hỗ trợ mở rộng định dạng tệp, tùy chỉnh khả năng tương thích (tính phí tùy chỉnh). Không giới hạn số lượng tệp phát. Hỗ trợ nhiều chế độ phát như: phát theo lịch, phát lặp, phát tuần tự và phát ngẫu nhiên.

♦ Giám sát trạng thái tất cả các cuộc họp trên nền tảng. Cho phép xem trạng thái cuộc họp bao gồm: chờ gửi, chờ duyệt, bị từ chối, chờ bắt đầu, đang diễn ra, đã kết thúc,… Hỗ trợ các thao tác như xem chi tiết, chỉnh sửa, hủy, kết thúc, lưu trữ, xử lý sau cuộc họp và quản lý công việc sau cuộc họp.

♦ Hỗ trợ xử lý dữ liệu sau cuộc họp. Cho phép xem thông tin cuộc họp, thông tin người tham dự, chương trình nghị sự, kết quả đăng ký, kết quả biểu quyết và các tài liệu liên quan. Khi kết thúc cuộc họp, có thể lựa chọn giữ lại hoặc xóa tệp để đảm bảo tính bảo mật. Hỗ trợ xem, xuất, lưu trữ và xóa tệp sau cuộc họp. Có thể lựa chọn dữ liệu để xuất hoặc xuất hàng loạt.

♦ Hỗ trợ tạo công việc sau cuộc họp. Cho phép tạo các nhiệm vụ sau cuộc họp và xác định nội dung công việc. Hỗ trợ nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc. Hỗ trợ phản hồi tình trạng hoàn thành. Nền tảng có thể hiển thị danh sách nhiệm vụ để theo dõi trạng thái đã hoàn thành hoặc đang chờ xử lý.

♦ Quản lý tập trung tài khoản nền tảng. Hỗ trợ thiết lập mật khẩu, vai trò, nhóm quyền, liên kết nhân sự, xóa, khóa tài khoản và các thao tác khác. Hỗ trợ nhập tài khoản hàng loạt. Hỗ trợ tự động tạo tài khoản. Không giới hạn số lượng tài khoản nền tảng. Hỗ trợ đồng bộ nhanh thông tin tài khoản thông qua các nền tảng bên thứ ba (dịch vụ tích hợp tính phí riêng). Hỗ trợ thiết lập và quản lý quyền tài khoản bao gồm nhưng không giới hạn: quyền xem, quyền ứng dụng, quyền điều khiển, quyền phê duyệt, quyền chỉnh sửa, quyền thiết bị,… Hỗ trợ tạo nhiều nhóm quyền. Các nhóm quyền có thể thêm tài khoản hoặc người tham dự để cấp các quyền tương ứng. Hỗ trợ thiết lập giao diện nền tảng theo nhu cầu cá nhân bao gồm nhưng không giới hạn: tên nền tảng, biểu tượng, LOGO, cột hiển thị,…

♦ Cung cấp các dịch vụ mở rộng trên APP. Các chức năng APP bao gồm nhưng không giới hạn: tổ chức hội nghị, xem hội nghị, xem tài liệu, đăng ký hội nghị, điều khiển chương trình nghị sự, biểu quyết, điều khiển thiết bị, dịch vụ hội nghị, chia sẻ màn hình, hội nghị truyền hình,… (một số chức năng yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Hỗ trợ xem tài liệu hội nghị ngoại tuyến. Hỗ trợ tra cứu và xuất dữ liệu hội nghị.

♦ Cung cấp dịch vụ điều khiển trung tâm mở rộng (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Thực hiện giám sát trạng thái và quản lý điều khiển tập trung các thiết bị của nền tảng thông qua thiết bị hội nghị không giấy, thiết bị di động, APP hoặc mini-program. Hỗ trợ điều khiển nhiều loại thiết bị bao gồm nhưng không giới hạn: điều khiển nguồn điện, chiếu sáng, môi trường, micro, âm thanh, video, màn hình ghép, camera, ghi hình,… Không giới hạn số lượng thiết bị được điều khiển. Giao diện điều khiển trung tâm sử dụng phương thức chỉnh sửa không cần mã, cho phép tự do chỉnh sửa phương thức điều khiển, hiệu ứng điều khiển, giao thức điều khiển và nội dung điều khiển. Nền tảng hỗ trợ giám sát dữ liệu theo thời gian thực và phản hồi logic, cho phép thực hiện các chức năng liên kết điều khiển trung tâm phức tạp.

♦ Hỗ trợ điều khiển từ xa. Hỗ trợ quản lý quyền điều khiển. Hỗ trợ tích hợp với các nền tảng điều khiển trung tâm của bên thứ ba (dịch vụ tích hợp tính phí riêng).

♦ Cung cấp dịch vụ phát trực tuyến mở rộng (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Hỗ trợ phát theo yêu cầu, chuyển đổi và ghi hình thông qua thiết bị hội nghị không giấy, thiết bị đầu cuối, phần mềm máy chủ, trang web, APP hoặc mini-program. Hỗ trợ tích hợp với hệ thống ghi hình, hệ thống tương tác hình ảnh, hệ thống phân phối, ma trận IP, camera IP, bộ mã hóa và các thiết bị hệ thống khác (dịch vụ tích hợp tính phí riêng).

♦ Cung cấp dịch vụ bảng tên điện tử mở rộng (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Quản lý các trạm cơ sở và thiết bị bảng tên trên nền tảng. Bảng tên điện tử có thể tự động cập nhật nội dung theo lịch tổ chức hội nghị, hiển thị thông tin tương ứng cho từng cuộc họp để cập nhật thông tin nhân sự, vị trí chỗ ngồi và thông tin hội nghị. Hỗ trợ tùy chỉnh mẫu hiển thị và áp dụng một hoặc nhiều mẫu bảng tên điện tử.

♦ Cung cấp dịch vụ quản lý thảo luận hội nghị (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Điều khiển và quản lý các thiết bị thảo luận. Quản lý hệ thống hội nghị thông qua thiết bị nền tảng, APP hoặc mini-program, bao gồm nhưng không giới hạn: chế độ phát biểu, số lượng người phát biểu, trạng thái phát biểu, điều chỉnh âm lượng, điều chỉnh cân bằng âm thanh, thiết lập chế độ,…

♦ Cung cấp dịch vụ nhận dạng giọng nói mở rộng (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Hỗ trợ tích hợp với hệ thống nhận dạng giọng nói thông minh ASR. Hỗ trợ phân tách người nói, chuyển giọng nói thành văn bản, hiển thị phụ đề, dịch giọng nói,… Tự động tạo biên bản cuộc họp sau khi kết thúc. Hỗ trợ chỉnh sửa mẫu và nội dung biên bản. Tích hợp tính năng hiệu chỉnh ngữ nghĩa bằng AI để kiểm tra mức độ phù hợp theo ngữ cảnh, tối ưu hóa kết quả nhận dạng. Hỗ trợ xuất tệp ghi âm, nội dung phát biểu, biên bản cuộc họp và các tệp dữ liệu khác. Hỗ trợ trích xuất, chia sẻ và lưu trữ tệp. Tự động gửi biên bản cuộc họp đến email, DingTalk, WeChat, OA và các nền tảng khác của người tham dự sau cuộc họp (tùy chọn).

♦ Cung cấp chức năng điều khiển bằng giọng nói (yêu cầu thiết bị hỗ trợ). Hỗ trợ tích hợp với hệ thống điều khiển giọng nói thông minh. Điều khiển thiết bị và thực hiện tác vụ thông qua lệnh thoại. Các chức năng bao gồm nhưng không giới hạn: điều khiển nguồn điện, chiếu sáng, môi trường, micro, âm thanh, video, màn hình ghép, camera, ghi hình, đăng ký, biểu quyết, chương trình nghị sự và chia sẻ màn hình. Hỗ trợ gọi nhanh cho nhiều kịch bản. Cung cấp các phương thức điều khiển ngoại tuyến, trực tuyến và kết hợp. Hỗ trợ tùy chỉnh từ khóa đánh thức và câu lệnh để đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa. Chế độ điều khiển ngoại tuyến hỗ trợ 150 câu lệnh tùy chỉnh (có thể mở rộng). Hỗ trợ quản lý quyền điều khiển bằng giọng nói. Hỗ trợ bật/tắt chức năng điều khiển bằng giọng nói bằng một thao tác.