Gonsin: Giải pháp hiện đại cho hệ thống phòng họp không giấy

Gonsin là một trong những nhà cung cấp giải pháp âm thanh hội thảo – hội nghị truyền hình hàng đầu Việt Nam mà BTN Group đang độc quyền phân phối. Trong đó, giải pháp hệ thống phòng họp không giấy của Gonsin là một giải pháp hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả của các cuộc họp

• XEM THÊM: Giải pháp hệ thống Phòng họp không giấy – Chuyển đổi số Thời 4.0

1. Thành phần chính của hệ thống phòng họp không giấy GONSIN

Một hệ thống hoàn chỉnh thường bao gồm:

1. Thiết bị đầu cuối (Terminal) cho đại biểu
   • Máy tính bảng/màn hình cảm ứng chuyên dụng (10”–15”)
   • Chạy hệ điều hành Android/Windows tùy cấu hình
   • Tích hợp micro hội nghị (nếu kết hợp hệ thống âm thanh)
   • Có khe thẻ hoặc chức năng đăng nhập để định danh người tham dự
   • Cài đặt sẵn phần mềm họp không giấy GONSIN

1. Máy chủ trung tâm (Server)
   • Quản lý toàn bộ dữ liệu, tài liệu họp, tài khoản người dùng
   • Cài đặt phần mềm điều khiển và phân phối tài liệu
   • Kết nối mạng LAN/Wi-Fi nội bộ để truyền dữ liệu nhanh và bảo mật

Phần mềm quản lý cuộc họp (Meeting Management Software)

• Quản lý lịch họp, mời họp, danh sách đại biểu
• Phân phối tài liệu đến từng thiết bị
• Cho phép đại biểu ghi chú trực tiếp trên tài liệu
• Hỗ trợ biểu quyết điện tử, gửi câu hỏi, thảo luận
• Tự động thu hồi và lưu trữ tài liệu sau khi họp

Hệ thống mạng nội bộ (LAN/Wi-Fi)

• Router/Switch kết nối thiết bị với server
• Mạng riêng biệt đảm bảo tốc độ và bảo mật

Thiết bị trình chiếu / hiển thị chung(tùy chọn)

Cách thức hoạt động hệ thống phòng họp không giấy

Quy trình cơ bản:

Chuẩn bị trước cuộc họp

• Ban thư ký/quản trị viên tạo lịch họp trên phần mềm
• Tải tài liệu, nội dung, biểu mẫu lên hệ thống
• Gán quyền truy cập tài liệu cho từng đại biểu

Triển khai khi họp

• Đại biểu đăng nhập vào thiết bị cá nhân (qua tài khoản/thẻ từ)
• Tài liệu được phân phối tức thời đến từng thiết bị
• Đại biểu có thể: đọc, tìm kiếm, đánh dấu, ghi chú trực tiếp
• Chủ tọa có thể điều khiển hiển thị, gửi thông tin bổ sung

Tương tác và biểu quyết

• Đại biểu thực hiện biểu quyết điện tử
• Kết quả được tổng hợp và hiển thị tức thì
• Có thể gửi câu hỏi hoặc ý kiến qua hệ thống

Kết thúc cuộc họp

• Tài liệu tự động thu hồi (đảm bảo bảo mật)
• Hệ thống lưu trữ biên bản, kết quả biểu quyết, ghi chú

Lợi ích của hệ thống phòng họp không giấy

• Tiết kiệm chi phí: Giảm in ấn, giảm nhân lực chuẩn bị tài liệu.
• Nhanh chóng & linh hoạt: Phân phối và cập nhật tài liệu tức thời.
• Bảo mật cao: Tài liệu được mã hóa, chỉ cấp quyền cho người tham dự.
• Tương tác hiện đại: Ghi chú, tìm kiếm, biểu quyết, gửi câu hỏi trực tiếp.
• Thân thiện môi trường: Giảm sử dụng giấy và mực in.
• Lưu trữ thông minh: Tự động lưu biên bản, kết quả, lịch sử họp.
• Tăng hiệu quả họp: Giảm thời gian chuẩn bị và điều hành.

Một số lưu ý khi sử dụng hệ thống

Để hệ thống hoạt động hiệu quả, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Chọn màn hình hiển thị phù hợp với kích thước phòng họp: Màn hình hiển thị cần đủ lớn để đại biểu có thể dễ dàng nhìn thấy thông tin.
• Chọn hệ thống phần mềm phù hợp với nhu cầu: Hệ thống phần mềm cần có các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Nhập dữ liệu đại biểu chính xác: Dữ liệu đại biểu cần được nhập chính xác để hệ thống hiển thị thông tin chính xác.

Các sản phẩm hệ thống phòng họp không giấy của Gonsin

Gonsin cung cấp đa dạng các sản phẩm dành cho hệ thống phòng họp không giấy hiện đại, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp. Một số sản phẩm tiêu biểu bao gồm:

Sơ đồ cấu hình cơ bản của phòng họp không giấy Gonsin

Hình ảnh Gonsin lắp đặt thực tế:

Kết luận

Hệ thống giải pháp phòng họp không giấy của Gonsin là một giải pháp hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả của các cuộc họp. Với nhiều lợi ích và tính năng vượt trội, hệ thống này là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tiện lợi, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline: 0987.64.1616 hoặc truy cập đường link: www.gonsinvietnam.com để cập nhật các giải pháp mới nhất từ GONSIN