Phần thiết bị phòng họp không giấy đang trở thành tiêu chuẩn trong quá trình chuyển đổi số của nhiều UBND xã, phường, thị trấn. Mục tiêu là giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành.
Tuy nhiên, để hệ thống vận hành trơn tru, việc lựa chọn thiết bị phù hợp là yếu tố quyết định. Dưới đây là danh sách thiết bị cần có khi triển khai phòng họp không giấy, được BTN Group tổng hợp dựa trên thực tế hàng trăm công trình đã bàn giao cho các đơn vị hành chính trên toàn quốc.
Màn hình tương tác – Trung tâm điều hành cuộc họp
Màn hình tương tác là thiết bị trung tâm của phòng họp không giấy. Thay cho máy chiếu và bảng trắng truyền thống, màn hình tương tác giúp hiển thị nội dung, ghi chú, chia sẻ và ký duyệt trực tiếp.
Chức năng nổi bật:
- Hiển thị tài liệu, slide, biểu đồ rõ nét.
- Ký duyệt, viết tay, chú thích trực tiếp trên màn hình.
- Chia sẻ không dây từ laptop, điện thoại, máy tính bảng.
- Tích hợp họp trực tuyến (Zoom, MS Teams, Google Meet).
Gợi ý thiết bị:
- Hisense 65WE3FE/ 75WE3FE/ 86WE3FE
Dòng màn hình tương tác thông minh được BTN Group phân phối độc quyền tại Việt Nam, thiết kế chuyên biệt cho khối hành chính – giáo dục.
✔ Độ phân giải 4K
✔ Hỗ trợ cảm ứng đa điểm
✔ Hệ điều hành Android kép
✔ Có phần mềm Whiteboard, chia sẻ không dây và trình chiếu tức thì.
Kích thước khuyến nghị:
- Phòng họp nhỏ (dưới 40m²): 65 inch
- Phòng họp vừa (40–60m²): 75 inch
- Phòng họp lớn (trên 60m²): 86 inch
Camera hội nghị – Kết nối mọi cấp chính quyền
Camera hội nghị giúp các UBND xã/phường tham gia họp trực tuyến với huyện, tỉnh hoặc các đơn vị chuyên môn một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.
Tính năng cần có:
- Độ phân giải cao (Full HD hoặc 4K) cho hình ảnh sắc nét.
- Góc nhìn rộng (≥ 80°) để bao quát toàn bộ phòng.
- Tự động xoay và nhận diện người nói (Auto Tracking).
- Kết nối USB Plug & Play, tương thích Zoom, MS Teams, Webex,…
Gợi ý thiết bị:
- Camera PTZ 4K Auto Tracking – góc nhìn rộng, zoom quang học 12–20x, thích hợp cho phòng họp 20–40 người.
- Camera USB AI Tracking – dành cho phòng nhỏ, gọn nhẹ, dễ lắp đặt, giá hợp lý.
Việc đầu tư camera chất lượng cao giúp hình ảnh rõ ràng, không giật lag, tăng hiệu quả giao tiếp trong các cuộc họp trực tuyến liên thông nhiều cấp.
H2: Micro và âm thanh – Bảo đảm chất lượng truyền đạt
Âm thanh là yếu tố sống còn trong mỗi cuộc họp. Một hệ thống micro và loa hội nghị chuẩn sẽ giúp mọi ý kiến được ghi nhận đầy đủ, không bị nhiễu hoặc ngắt quãng.
Cấu hình cơ bản gồm:
- Micro chủ tọa: Dành cho lãnh đạo điều hành.
- Micro đại biểu: Cho các thành viên tham dự.
- Bộ điều khiển trung tâm (CCU): Quản lý tín hiệu micro, hỗ trợ biểu quyết, ghi âm, dịch song song.
- Loa phòng họp: Treo tường hoặc âm trần công suất 20–40W, cho âm thanh rõ, đều, không hú.
Gợi ý thiết bị:
- Hệ thống micro hội nghị GONSIN DCS-2062D
– Giải pháp được nhiều UBND và HĐND sử dụng trên toàn quốc.
✔ Kết nối có dây ổn định
✔ Âm thanh rõ, chống nhiễu
✔ Hỗ trợ ghi âm và biểu quyết điện tử
Ưu điểm của hệ thống âm thanh hội nghị chuyên dụng:
- Âm thanh rõ ràng, không bị nhiễu sóng.
- Dễ mở rộng thêm đại biểu khi quy mô họp tăng.
- Tuổi thọ cao, vận hành bền bỉ trong môi trường hành chính.
Phần mềm quản lý tài liệu – Trái tim của phòng họp không giấy
Nếu màn hình, micro và camera là phần “cứng”, thì phần mềm quản lý tài liệu chính là phần “mềm” điều phối toàn bộ hệ thống thiết bị phòng họp không giấy.
Chức năng chính:
- Quản lý thư mời, danh sách đại biểu, lịch họp.
- Gửi, xem, chú thích và phê duyệt tài liệu điện tử.
- Biểu quyết trực tuyến, ghi biên bản, xuất nghị quyết tự động.
- Lưu trữ dữ liệu tập trung, phân quyền truy cập.
- Kết nối với phần mềm quản lý văn bản nội bộ (eOffice).
Gợi ý phần mềm:
- BTN e-cabinet / ePaperless Meeting System – giải pháp do BTN Group cung cấp, dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt, bảo mật cao và có thể tích hợp với hệ thống hiện có của UBND.
Lợi ích:
- Giảm tới 80–90% khối lượng giấy tờ.
- Họp nhanh, quản lý hiệu quả, ra quyết định nhanh hơn.
- Dữ liệu lưu trữ điện tử, dễ tìm kiếm và tra cứu.
Tổng hợp danh sách thiết bị phòng họp không giấy cần có:
| Nhóm thiết bị | Tên thiết bị / Giải pháp | Gợi ý |
|---|---|---|
| Màn hình tương tác | Hisense WE3FE (65–86”) | Hiển thị, ký duyệt, chia sẻ |
| Camera hội nghị | PTZ 4K Auto Tracking | Họp trực tuyến, kết nối từ xa |
| Micro & âm thanh | GONSIN DCS-2062D + CCU | Thu âm, biểu quyết, điều hành |
| Phần mềm quản lý | BTN E-Cabinet | Quản lý tài liệu, biểu quyết, lưu trữ |
| Phụ kiện & hạ tầng | Dây dẫn, loa, giá treo, mini PC | Kết nối đồng bộ |
Kết luận
Các thiết bị phòng họp không giấy hoàn chỉnh cho UBND xã/phường cần sự kết hợp đồng bộ giữa phần cứng và phần mềm. Khi triển khai đúng cấu hình, hệ thống sẽ giúp tối ưu ngân sách, nâng cao năng suất và hiện đại hóa công tác điều hành.
Gonsin – với kinh nghiệm hàng trăm dự án thực tế – cam kết mang đến giải pháp toàn diện, chi phí tối ưu và dịch vụ hậu mãi trọn gói.
Liên hệ tư vấn & báo giá thiết bị phòng họp không giấy
☎ Hotline/Zalo: 0987.64.1616
📧 Email: sale@gonsinvietnam.com
🌐 Website: gonsinvietnam.com
- Phòng họp không giấy bảo vệ môi trường: vai trò và lợi ích
- Gonsin Model O: Trải nghiệm hội nghị trực tuyến đỉnh cao
- Gonsin: Giải pháp hiện đại cho hệ thống phòng họp không giấy
- GIẢI PHÁP PHÒNG HỌP HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH LƯU TRữ VÀ PHÁT SÓNG
- Trang bị thiết bị hội nghị hiện đại cho trụ sở UBND xã/phường sau sáp nhập
