Chi phí cho phòng họp không giấy triển khai tại UBND 2025

Mục lục

Chi phí cho phòng họp không giấy – Bài toán đầu tư hiệu quả cho chính quyền địa phương

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, nhiều UBND xã/phường đã bắt đầu triển khai phòng họp không giấy để thay thế cho mô hình họp truyền thống.
Tuy nhiên, một trong những câu hỏi phổ biến nhất là:

“Chi phí cho phòng họp không giấy là bao nhiêu? Có thật sự đáng tiền hay không?”

Thực tế, đây là một khoản đầu tư thông minh và lâu dài, khi mang lại hiệu quả rõ rệt về tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho cơ quan nhà nước.

Các khoản chi Phí cho phòng họp không giấy khi triển khai

Tổng chi phí một hệ thống phòng họp không giấy phụ thuộc vào quy mô, số lượng đại biểu, và mức độ tự động hóa mong muốn. Dưới đây là các hạng mục chi phí phổ biến:

1. Màn hình tương tác thông minh

Thiết bị trung tâm của hệ thống, phục vụ hiển thị tài liệu, trình bày, ký duyệt điện tử.
Các kích thước phổ biến: 65”, 75”, 86”.
Giá tham khảo: 50–120 triệu VNĐ (tùy kích thước và thương hiệu).
Gợi ý: Hisense WE3F3 – màn hình tương tác do BTN Group phân phối, tích hợp đầy đủ tính năng họp điện tử, chia sẻ không dây, và bút cảm ứng.

Màn hình tương tác Hisense 75" 75WE3FE — Màn hình tương tác Hisense 75″ 75WE3FE

màn hình tương tác hisense 65" 65WE3FE — màn hình tương tác hisense 65″ 65WE3FE

2. Hệ thống micro và âm thanh hội nghị

Bao gồm micro chủ tọa, micro đại biểu, bộ điều khiển trung tâm (CCU) và loa.
Giá tham khảo: 800 triệu – 1,5 tỉ VNĐ cho phòng họp 20–30 người.
Gợi ý: Micro GONSIN DCS-2062D – dòng micro phổ biến tại nhiều UBND cấp xã và huyện.

3. Camera hội nghị trực tuyến

Hỗ trợ kết nối họp với cấp huyện, tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn.
Giá tham khảo: 15–30 triệu VNĐ cho camera Full HD/PTZ auto tracking.

4. Phần mềm phòng họp không giấy (e-Cabinet)

Quản lý thư mời, tài liệu, biểu quyết, biên bản, nghị quyết điện tử.
Giá thuê hoặc mua bản quyền: 20–100 triệu VNĐ/năm tùy tính năng và số lượng người dùng.

Xem thêm: Phòng họp không giấy và xu hướng chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước

>> Xem thêm: Giải pháp phòng họp không giấy E-Cabinet 2025

5. Hạ tầng, lắp đặt và đào tạo vận hành

Bao gồm dây dẫn, thiết bị mạng, giá treo, cấu hình máy tính, cài đặt phần mềm và hướng dẫn sử dụng.
Chi phí trung bình: 10–20 triệu VNĐ.

👉 Tổng chi phí trung bình:
Khoảng 1 tỷ 700 – 2 tỷ VNĐ dành cho chi phí cho phòng họp không giấy cấp xã/phường 20–30 người, triển khai trọn gói thiết bị, phần mềm và đào tạo sử dụng.

ROI và lợi ích dài hạn của phòng họp không giấy

Nhiều đơn vị ban đầu lo ngại chi phí cho phòng họp không giấy cao, nhưng nếu nhìn vào hiệu quả dài hạn, đây lại là một khoản đầu tư sinh lời rõ rệt.

1. Tiết kiệm chi phí giấy tờ và in ấn

Trung bình mỗi năm một đơn vị hành chính tiêu tốn hàng chục triệu đồng cho in tài liệu, biên bản và nghị quyết.
Phòng họp không giấy giúp giảm đến 80–90% chi phí in ấn, tương đương vài chục triệu đồng mỗi năm.

2. Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Không cần nhân viên in, photo, đóng tập và phát tài liệu.
Lãnh đạo, đại biểu có thể xem tài liệu, chú thích, ký duyệt trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

3. Bảo mật và lưu trữ điện tử

Dữ liệu họp được lưu trữ tập trung, truy xuất nhanh, hạn chế thất lạc.
Mọi thao tác (phát biểu, biểu quyết, chỉnh sửa) đều có lịch sử ghi nhận.

Xem thêm: Phòng họp không giấy bảo vệ môi trường: vai trò và lợi ích

4. Nâng cao hình ảnh chính quyền số

Thể hiện sự hiện đại, minh bạch, tiết kiệm và thân thiện môi trường, phù hợp định hướng Chính phủ điện tử, xã hội số.

💡 Chỉ sau 1–2 năm sử dụng, phần chi phí tiết kiệm được có thể bù đắp toàn bộ vốn đầu tư ban đầu, trong khi thiết bị có tuổi thọ 5–7 năm hoặc hơn.

Cách tối ưu ngân sách, Chi phí cho phòng họp không giấy

1. Chọn cấu hình phù hợp với quy mô

Không cần đầu tư vượt nhu cầu – phòng họp nhỏ có thể chỉ cần 1 màn hình 65”, 10 micro, và phần mềm eMeeting gói cơ bản.

2. Ưu tiên thiết bị chính hãng, đồng bộ

Tránh lắp ghép nhiều thương hiệu không tương thích. Giải pháp đồng bộ từ BTN Group giúp tối ưu hiệu năng, giảm chi phí bảo trì.

3. Tận dụng hỗ trợ kỹ thuật và quỹ chuyển đổi số

Nhiều địa phương có thể đề xuất sử dụng ngân sách chuyển đổi số, hoặc hợp tác theo hình thức thanh toán từng giai đoạn, giúp giảm áp lực ngân sách năm đầu.

4. Tư vấn trọn gói từ BTN Group

BTN Group có đội ngũ kỹ sư chuyên thiết kế giải pháp phù hợp cho từng quy mô xã/phường, đảm bảo đầu tư một lần – vận hành ổn định nhiều năm.

Hình ảnh chi phí cho phòng họp không giấy cho kỹ sư BTN thiết kế — Hình ảnh phòng họp không giấy cho kỹ sư BTN Group thiết kế

Kết luận

Chi phí cho phòng họp không giấy để triển khai tuy không nhỏ, nhưng lợi ích dài hạn vượt xa con số đầu tư ban đầu. Đây là giải pháp nền tảng giúp chính quyền địa phương tiết kiệm ngân sách, tăng hiệu quả điều hành và tiến gần hơn tới mục tiêu Chính quyền số.